Papeles gerenciales

Por: Roberta O. Salvi

Contrariamente a los puntos de vista de que los gerentes eran pensadores reflexivos que cuidadosa y sistemáticamente procesaban información antes de tomar una decisión, se descubrió que los gerentes emprendían un sinnúmero de actividades diversas, sin patrones y de corta duración. Tenían poco tiempo para la reflexión por las constantes interrupciones que sufrían. Por eso, basado en sus laborales reales, se presentó un esquema de categorías específicas del comportamiento gerencial, los papeles gerenciales, asociados con las relaciones interpersonales, la transferencia de información y la toma de decisiones.

Papeles interpersonales

Es necesario que todos los gerentes desempeñen tareas que son de naturaleza ceremonial y simbólica: los papeles interpersonales. Cuando el rector de una universidad entrega diplomas el día de la graduación, o el supervisor de una fábrica guía a un grupo de estudiantes de secundaria por un recorrido a la planta, está representando el papel de figura destacada.

Todos los gerentes desempeñan el papel de líder. Este papel comprende contratar, entrenar, motivar y disciplinar a los empleados.

El tercer papel en el agrupamiento interpersonal es el papel de enlace. Son los contactos externos que proporcionan información al gerente. Estas fuentes externas son individuos o grupos fuera de la unidad del gerente y pueden estar dentro o fuera de la organización.

El gerente de ventas que obtiene información del gerente de recursos humanos de la misma empresa establece una relación de enlace interno. Cuando dicho gerente se entrevista con otros ejecutivos de ventas por medio de una asociación de mercadotecnia comercial, establece una relación de enlace externa.

Papeles de información

Todos los gerentes, hasta cierto punto, desempeñan papeles de información. Reciben y recolectan información de organizaciones e instituciones fuera de las suyas propias. En términos gerenciales, lo hacen mediante la lectura de revistas y hablando con otros para enterarse de cambios en los gustos del consumidor, lo que los competidores proyectan hacer, etc., a esto se nombró el papel del monitor.

Los gerentes también actúan como conductos para transmitir información entre los miembros de la organización, éste es el papel de diseminador.

Cuando representan a la empresa ante el exterior, también desempeñan el papel de portavoz.

Papeles de decisión

Finalmente, se identifica cuatro papeles de decisión que giran en torno a la toma de decisiones. Como empresarios, los gerentes inician y supervisan nuevos proyectos que mejorarán el desempeño de su organización. Como mediadores en problemas inesperados, los gerentes emprenden acciones correctivas en respuesta a problemas imprevistos. Como asignadores de recursos, los gerentes son responsables de asignar recursos humanos, materiales y monetarios. Por último, los gerentes se desempeñan como negociadores cuando discuten y pactan con otros grupos a fin de obtener ventajas para sus propias unidades.

En términos generales, la evidencia obtenida apoya la idea de que los gerentes, sin importar el tipo de organización o el nivel que ocupan dentro de ella, desempeñan papeles similares. Sin embargo, el énfasis que los gerentes dan a los diversos papeles parece cambiar con el nivel jerárquico.

Específicamente, los papeles de diseminador, figura destacada, negociador, enlace y portavoz, son más importantes en los niveles más altos de la organización que en los bajos.

De manera inversa, el papel del líder es más importante para los gerentes de nivel más bajo que en los niveles de gerentes intermedios o de alta dirección.

Estos diez papeles, que se derivan de observaciones reales del trabajo gerencial, no han invalidado las funciones más tradicionales de planificación, organización, dirección y control.

En primer término, el enfoque funcional todavía representa la forma más útil de conceptualizar el trabajo del gerente.

Segundo, aún cuando los papeles gerenciales pueden ofrecer una clasificación más detallada y elaborada de lo que los gerentes hacen, son sustancialmente reconciliables con estos papeles o funciones clásicas: planificar, organizar, dirigir y controlar. Muchos de los papeles se asocian fácilmente con una o más de las funciones. Los tres papeles interpersonales son parte de la función de dirección. La mayor parte de los otros papeles se ajustan dentro de una o más de las cuatro funciones, pero no a todas.

Todos los gerentes realizan labores que no son del todo gerenciales. Esto se debe a que la administración es una disciplina que sigue evolucionando.

La labor de un gerente es variada y compleja. Los gerentes necesitan ciertas habilidades para desempeñar los deberes y las actividades asociados con su posición. Los gerentes deben contar con tres habilidades o capacidades esenciales: técnicas, humanas y conceptuales.

Habilidades técnicas

Los gerentes de primera línea, así como muchos de nivel intermedio, tienen una participación activa en aspectos técnicos de las operaciones de la organización. Las habilidades técnicas comprenden conocimientos y experiencia en ciertos campos especializados como la ingeniería, la computación, las finanzas o la manufactura.

Por ejemplo, un gerente de cuentas por pagar debe tener experiencia en reglas contables y formas estandarizadas para poder resolver problemas y contestar las preguntas que sus subalternos pueden plantearle. Aún cuando las habilidades técnicas se vuelven menos importantes conforme el gerente pasa a niveles de gerencia más altos, hasta la alta dirección necesita cierta experiencia en su especialidad dentro de la organización.

Habilidades humanas

La capacidad de trabajar bien con otras personas, tanto en lo individual como en grupo es una habilidad humana. Dado que los gerentes tratan directamente con personas, esta habilidad es crucial. De hecho, es tan importante tanto a los más elevados niveles gerenciales como a los más bajos. Los gerentes con buenas habilidades humanas pueden obtener más de su gente. Saben cómo comunicar, motivar, dirigir e inspirar entusiasmo y confianza.

Habilidades conceptuales

Los gerentes también deben tener la capacidad de pensar y conceptualizar sobre situaciones abstractas. Asimismo, deben ser capaces de ver la organización como un todo y las relaciones entre sus diversas subunidades, y visualizar cómo la organización se ajusta en su entorno más amplio. Estas habilidades son esenciales para la toma de decisiones efectivas y todos los gerentes tienen que tomar decisiones. Este tipo de habilidades conceptuales resultan necesarias para todos los gerentes a todos los niveles, y se vuelven más importantes conforme ascienden en la jerarquía organizacional.

La labor de un gerente puede ser descrita en términos de funciones, papeles y habilidades esenciales.

Importancia de los papeles gerenciales en empresas pequeñas y grandes

El gerente de un negocio pequeño dedica mucho tiempo a actividades externas como reunirse con clientes, acordar financiamientos con los banqueros, buscar nuevas oportunidades y estimular el cambio. En contraste, las principales ocupaciones del gerente de una organización grande están dirigidas hacia el interior, en decidir qué unidades de la organización reciben qué cantidad de los recursos disponibles.

Comparado con el gerente de una organización grande, es muy probable que el gerente de un negocio pequeño sea un generalista. Su labor combina las actividades del director ejecutivo de una corporación grande con muchas de las actividades diarias de un supervisor de primera línea. Además, la estructura y formalidad que caracterizan las tareas del gerente de una organización grande, tienden a dejar su lugar a la informalidad en las empresas pequeñas. Es probable que la planificación sea un ritual menos orquestado.

El diseño de la organización resulta menos complejo y estructurado, y el control en el negocio pequeño depende más de la observación directa que de los sofisticados sistemas de control computadorizados.